آگهی های استعلام بها، فرم هایی برای تامین کالا و خدمات مورد نیاز شرکت ها می باشند که از طریق پلتفرم های مشخصی به دست تامین کنندگان می رسند. استعلام خرید، به ویژه در حوزه‌های مختلف تجاری و صنعتی یکی از مهم ترین مراحل در فرایند خرید و تامین کالا یا خدمات است. این فرایند به سازمان ها و افراد کمک می کند تا بتوانند بهترین پیشنهادها را از فروشندگان مختلف دریافت کرده و براساس آن ها تصمیم گیری کنند. در این مقاله به طور جامع به موضوع استعلام بها یا خرید، اهمیت آن، مراحل و روش های مختف و چالش هایی که در این فرایند ممکن است به وجود بیایند اشاره می شود.
آگهی های استعلام بها، فرم هایی برای تامین کالا و خدمات مورد نیاز شرکت ها می باشند که از طریق پلتفرم های مشخصی به دست تامین کنندگان می رسند. استعلام بها، یا به عبارتی استعلام خرید، یکی از شرح وظایف مسئولین خرید یک سازمان و یا ارگان می باشد. به طوری که فرد مسئول موظف است برای خرید کالا و دریافت یک سری خدمات، از چندین تامین کننده ی معتبر، قیمت کالا و یا خدمت مورد نیاز سازمان را استعلام گرفته و سپس گزارشات به دست آمده را در اختیار مافوق خود قرار دهد. بدین ترتیب، بهترین و به صرفه ترین پیشنهاد، برنده استعلام خواهد شد.
استعلام بها به دلایل مختلفی اهمیت دارد که در ادامه به آن پرداخته ایم:
با دریافت پیشنهادات از فروشندگان مختلف، امکان مقایسه و انتخاب بهترین قیمت فراهم می‌شود که می‌تواند به کاهش هزینه‌های خرید منجر شود.
علاوه بر قیمت، خریدار می‌تواند شرایط و کیفیت کالا یا خدمات را نیز مقایسه کند.
استعلام بها باعث می‌شود که فرآیند خرید شفاف تر و قابل پیگیری‌تر باشد.
داشتن اطلاعات کامل‌تر از پیشنهادات فروشندگان مختلف، قدرت چانه‌زنی خریدار را افزایش می‌دهد.
مراحل استعلام بها به‌طور کلی شامل موارد زیر است:
اولین گام در فرایند استعلام خرید، شناسایی دقیق نیازهای سازمان یا فرد است. این شامل تعریف دقیق مشخصات کالا یا خدمات مورد نیاز، مقدار، زمان‌بندی و سایر جزئیات است.
پس از شناسایی نیازها، درخواست استعلام قیمت (RFQ – Request For Quotation) تدوین می‌شود. این درخواست باید به‌طور دقیق و کامل نیازمندی‌ها را توضیح دهد تا فروشندگان بتوانند پیشنهادات مناسبی ارائه دهند.
در این مرحله، لیستی از فروشندگان معتبر و مناسب برای ارسال درخواست استعلام قیمت انتخاب می‌شود. این انتخاب بر اساس معیارهایی مانند سابقه فروشنده، کیفیت کالا یا خدمات ارائه شده، قیمت‌های گذشته و … انجام می‌شود
پس از تهیه لیست فروشندگان، درخواست استعلام قیمت به آنها ارسال می‌شود و فروشندگان پیشنهادات خود را ارائه می‌دهند.
در این مرحله، پیشنهادات دریافتی از فروشندگان مختلف مورد بررسی و ارزیابی قرار می‌گیرد. این ارزیابی نه تنها بر اساس قیمت، بلکه بر اساس معیارهایی مانند کیفیت، زمان تحویل، شرایط پرداخت انجام می‌شود
پس از ارزیابی پیشنهادات، فروشنده‌ای که بهترین شرایط را ارائه داده است، انتخاب می‌شود و مذاکرات نهایی برای عقد قرارداد انجام می‌گیرد.
استعلام بها انواع مختلفی دارد که در ادامه مشاهده می فرمایید.
صرفا به پیشنهاد قیمت اشاره دارد و عموما برای استعلام کالاهای مشخص همچون خرید سیمان یا فولاد ساختمانی استفاده می شود.
به معنای درخواست قیمت و شرایط (پروپوزال) می باشد. در واقع در RFP علاوه بر قیمت شرایط دیگری نیز مد نظر است که عموما برای کالاهای تکمیلی همچون پکیج تهویه صنعتی و یا انجام خدمات تخصصی کاربرد دارد.
استعلام خرید اگرچه فواید بسیاری دارد، اما با چالش‌هایی نیز همراه است:
گاهی فروشندگان اطلاعات کاملی را در پیشنهادات خود ارائه نمی‌دهند که می‌تواند تصمیم‌گیری را دشوار کند
تأخیر در ارائه پیشنهادات از سوی فروشندگان می‌تواند فرایند استعلام قیمت را به تأخیر بیاندازد.
گاهی اوقات تفاوت‌های کیفیتی بین پیشنهادات مختلف باعث می‌شود که مقایسه و انتخاب بهترین پیشنهاد سخت‌تر شود.
از آنجایی که نمی توان آگهی استعلام خرید را یک مدرک قانونی به شمار آورد؛ فرمت آن می تواند از سازمانی به سازمان دیگر، بنا به سلیقه و نیاز آنان، متفاوت باشد. اما به طور کلی، یک آگهی استعلام قیمت استاندارد شامل مشخصات خریدار، تاریخ سررسید درخواست و تعریف دقیقی از نوع و میزان کالا و یا خدمات مورد نیاز سازمان می باشد.
علاوه بر این سه مورد، برخی از ارگان ها با توجه به نیاز و میزان حساسیت فعالیت خود، در رابطه با شرایط تحویل کالا، شرایط پرداخت، مشخصات فنی، شرایط گارانتی، بیمه، ایاب و ذهاب، ضمانت های مالی و… نیز، توضیحاتی را در آگهی استعلام بها درج می نمایند و نهایتاً فرم مربوطه را از راه های مختلفی به دست تامین کنندگان می رسانند.
آگهی استعلام بها، پل ارتباطی سازمان ها با تامین کنندگان می باشد.
مسئول خرید یک سازمان برای استعلام بها می بایست حداقل از سه تامین کننده استعلام دریافت نماید و در نهایت با آنالیز و مقایسه نتایج به دست آمده، بهترین گزینه پیش رو را انتخاب نماید. تامین کنندگانی که فرم استعلام برای آنها ارسال می گردد، می توانند از قبل شناسایی شده باشند و یا جز فروشندگان جدید باشند. هر کدام که بهترین قیمت، خدمات و شرایط را ارائه نماید، برنده استعلام بها خواهد بود.
آگهی های استعلام خرید، از طریق فکس، ایمیل، پیامک، نرم افزارهای موبایلی و وب سایت های مختلف، به دست فروشندگان و یا تامین کنندگان می رسند. بدین ترتیب، کسانی که آشنایی قبلی با سازمان ها ندارند نیز، می توانند در این میان خودی نشان داده و با تکمیل دقیق فرم های آگهی، شانس خود را برای برنده شدن در استعلام ها امتحان کنند. چرا که، برنده شدن در آگهی های استعلام بها، نه تنها از نظر مالی برای شرکت کنندگان سودآور خواهد بود؛ بلکه، می تواند به رزومه کاری آنها نیز اعتبار بیشتری ببخشد.
حتی نحوه ی ارسال فرم های تکمیل شده نیز، می تواند با یکدیگر متفاوت باشد. برای مثال، یک شرکت فقط نتایج را به صورت الکترونیکی می پذیرد. اما یک شرکت دیگر تنها فرم های تکمیل شده در سربرگ شرکت و با مهر و امضای فیزیکی را به رسمیت می‌شناسد.
نمونه ای از فرم درخواست استعلام بها
یک فرم استعلام بها عمدتا شامل موارد زیر است. البته این برگه یک سند قانونی یا دارای بار حقوقی محسوب نمی‌شود و عملا تعریف آن مطابق با نیازهای هر سازمان متفاوت خواهد بود. موارد زیر به سوال در بررسی فرم استعلام بها چه مواردی مورد توجه قرار می‌گیرد پاسخ می‌دهد
تعریف دقیق نوع و میزان کالا یا حجم خدمات مورد تقاضا
در صورت نیاز هر شرکت، موارد زیر می‌توانند به این فرم استعلام اضافه شوند
در نهایت، هدف از استعلام قیمت، دستیابی به بهترین ارزش ممکن با کمترین هزینه است که از طریق جمع‌آوری و تحلیل اطلاعات دقیق و جامع از فروشندگان مختلف امکان‌پذیر می‌شود.
استعلام بها یا همان استعلام خرید، یکی از وظایف مسئولین خرید یک سازمان یا شرکت است. به نحوی که یک مسئول باید برای خرید کالا یا دریافت خدمات، از چند تامین کننده معتبر، بهای آن را استعلام بگیرد.
همچنین استفاده از فرم استعلام بها، می‌تواند چرخه اقتصاد کشور را رونق ببخشد معمولا خریدهای یک شرکت یا سازمان، در قالب این فرم صورت می‌پذیرد. با توجه به وجود حساسیت در امور مالی و تدارکات، اولویت با اجرای فرآیند از طریق فرم استعلام است.
این فرم توسط بخش تدارکات یا امور مالی و اداری هر شرکت انجام می‌پذیرد با استفاده از سیستم استعلام بها نه تنها یک راه ارتباطی موثر و مفید میان دو طرف معامله ایجاد می گردد، بلکه چرخه اقتصاد کشور نیز از این طریق رونق بیشتری خواهد یافت. بدین وسیله روزانه قراردادهای بیشتری منعقد شده و این موضوع می تواند برای کنترل سرعت تورم اقتصادی نیز مثمر ثمر باشد.
بخوانید: تکنیک های برنده شدن در مناقصه
سـرویس هـای اختصــاصی و VIPبرای دریافت اطلاعات بیشتر، تعرفه ها، خدمات اختصاصی و ... شماره تماس خود را در فیلد زیر وارد نمائید، با شما تماس می گیریم :
تمـامی حقوق برای مزایده مناقصه محفوظ بوده و استفاده از اطلاعات موجود بدون اجازه کتبی پیگرد قانونی دارد.
021 49105010
دربــاره مـا
سـوالات مـتداول
ارتبـاط بـا ما و پشتیبــانی
قـوانین و مقررات استفـاده