بسیاری از افراد برای مدیریت روز خود یک فهرست بلند از کارها مینویسند؛ از پاسخ به ایمیلها و تماسهای کاری گرفته تا خرید، مطالعه، پرداخت قبض و انجام کارهای شخصی. داشتن این فهرست مفید است، اما بهتنهایی تضمین نمیکند که کارها بهموقع و با اولویت درست انجام شوند.
مشکل اصلی زمانی شروع میشود که همه فعالیتها بدون توجه به اهمیت، زمان و مدت انجام در کنار هم قرار میگیرند. در چنین شرایطی معمولاً کارهای ساده و سریع زودتر انجام میشوند و فعالیتهای مهمتر که به تمرکز بیشتری نیاز دارند، به ساعات پایانی روز یا حتی روز بعد منتقل میشوند.
برنامه ریزی شخصی زمانی مؤثر است که فهرست کارها را به یک برنامه قابل اجرا تبدیل کند؛ یعنی مشخص شود چه کاری باید انجام شود، چه زمانی برای آن مناسب است و چه مقدار از ظرفیت روز را به خود اختصاص میدهد.
تودولیست یا فهرست کارها نقطه شروع خوبی است، چون کمک میکند فعالیتها از ذهن خارج شوند. اما یک فهرست خام فقط نشان میدهد چه کارهایی داریم و معمولاً به دو سؤال مهم پاسخ نمیدهد:
فرض کنید برای یک روز این موارد را نوشتهاید:
اگر هیچ اولویتی وجود نداشته باشد، احتمالاً کارهایی مثل پاسخ به پیامها و پرداخت قبض زودتر انجام میشوند، چون سریعتر تمام میشوند. در مقابل، تکمیل گزارش یا مطالعه که نیاز به زمان و تمرکز بیشتری دارند ممکن است عقب بمانند.
پس هدف برنامه ریزی نباید فقط بیشتر کردن تعداد آیتمهای فهرست باشد؛ باید به ما کمک کند بفهمیم امروز واقعاً چه چیزهایی اهمیت دارند.
یکی از مشکلات رایج این است که کارها در چند محل مختلف پراکنده هستند.
بخشی از کارها در پیامرسان، بخشی در تقویم، تعدادی در یک دفتر و بعضی هم فقط در ذهن باقی میمانند. در این شرایط برای فهمیدن برنامه روز باید چند منبع مختلف را بررسی کرد.
بهتر است یک محل اصلی برای ثبت کارها داشته باشید و هر فعالیت جدید را ابتدا آنجا وارد کنید.
این کار دو مزیت دارد:
اول اینکه احتمال فراموش شدن فعالیتها کمتر میشود.
دوم اینکه میتوانید قبل از شروع روز یک تصویر کلی از تمام مسئولیتها داشته باشید و براساس آن تصمیم بگیرید.
لازم نیست هنگام ثبت اولیه همه جزئیات را وارد کنید. گاهی ثبت عنوان یک کار کافی است و زمان و اولویت آن را میتوان هنگام برنامه ریزی روز مشخص کرد.
خیلی از افراد در طول روز هم مسئولیتهای کاری دارند و هم کارهای شخصی.
برای مثال ممکن است همزمان با آماده کردن یک گزارش، نیاز باشد خرید انجام دهید، به یک مرکز اداری مراجعه کنید یا زمانی برای مطالعه و ورزش در نظر بگیرید.
اگر همه این موارد بدون دسته بندی در یک فهرست قرار بگیرند، برنامه خیلی زود شلوغ میشود.
دسته بندی ساده میتواند کمک کند:
هدف این نیست که سیستم پیچیدهای بسازیم، بلکه باید بتوانیم سریع تشخیص دهیم هر فعالیت مربوط به کدام بخش از روز یا زندگی است.
همه کارها اهمیت یکسان ندارند.
یک تماس کوتاه و یک پروژه مهم ممکن است هر دو در فهرست امروز باشند، اما انجام نشدن آنها پیامد یکسانی ندارد.
یک روش ساده این است که فعالیتها را در سه سطح قرار دهید:
اولویت بالا: باید امروز انجام شود.
اولویت متوسط: بهتر است انجام شود، اما در صورت نیاز قابل جابهجایی است.
اولویت عادی: اگر زمان باقی ماند انجام میشود.
این روش کمک میکند کارهای مهم میان فعالیتهای کوچک گم نشوند.
میتوانید حتی سادهتر عمل کنید و فقط سه کار اصلی روز را انتخاب کنید. اگر همین سه فعالیت انجام شوند، روز از نظر برنامه ریزی موفق بوده است؛ حتی اگر چند کار کوچک باقی بماند.
یکی از اشتباهات رایج در برنامه ریزی این است که فقط تعداد کارها را میبینیم و زمان آنها را محاسبه نمیکنیم.
ممکن است پنج فعالیت برای یک روز زیاد به نظر نرسد، اما اگر مجموع زمان آنها هشت ساعت باشد و فقط چهار ساعت زمان آزاد داشته باشید، برنامه از ابتدا امکان اجرا ندارد.
برای مثال:
وقتی مدت تقریبی مشخص شود، راحتتر میتوان فهمید چه مقدار کار در روز جا میشود.
داشتن یک ابزار مشخص برای برنامه ریزی و مدیریت کارهای شخصی میتواند این مرحله را سادهتر کند، چون کارها فقط به شکل یک فهرست ثبت نمیشوند و میتوان برای آنها روز، ساعت، مدت و اولویت در نظر گرفت.
فعالیتهایی مانند «انجام پروژه»، «مرتب کردن خانه» یا «آماده کردن ارائه» معمولاً بیش از حد کلی هستند.
وقتی کار خیلی بزرگ تعریف شود، مشخص نیست از کجا باید شروع کرد و همین موضوع میتواند باعث تعویق آن شود.
بهتر است هر فعالیت بزرگ به چند کار مشخص تبدیل شود.
برای مثال بهجای:
«تکمیل پروژه»
میتوان نوشت:
حالا میتوان هر مرحله را در زمان متفاوتی قرار داد و پیشرفت کار را راحتتر دنبال کرد.
یک برنامه خوب نباید تمام زمان آزاد را بدون فاصله پر کند.
در طول روز همیشه اتفاقهای پیشبینینشده وجود دارند؛ تماس ناگهانی، جلسه طولانیتر، ترافیک یا کاری که بیشتر از تخمین اولیه زمان میبرد.
اگر برای تمام ساعتها فعالیت مشخص کرده باشید، اولین تأخیر میتواند کل برنامه را به هم بزند.
بهتر است بین فعالیتهای اصلی مقداری فضای خالی باقی بماند تا برنامه انعطاف داشته باشد.
این فضای خالی اتلاف وقت نیست؛ بخشی از یک برنامه واقعبینانه است.
بخشی از فعالیتهای روزانه یا هفتگی معمولاً تکرار میشوند.
برای مثال:
اگر هر بار مجبور باشید این موارد را دوباره ثبت کنید، خود برنامه ریزی به یک کار اضافه تبدیل میشود.
استفاده از فعالیتهای تکرارشونده باعث میشود این کارها بهصورت منظم در برنامه ظاهر شوند و نیاز به ثبت مجدد کاهش پیدا کند.
دفتر و کاغذ هنوز هم برای برنامه ریزی بسیار کاربردی هستند، اما ابزارهای دیجیتال چند مزیت دارند.
کارها را میتوان سریع جابهجا کرد، تاریخ آنها را تغییر داد، فعالیتهای تکراری تعریف کرد و بدون خط زدن یا بازنویسی، برنامه روز را اصلاح کرد.
در عین حال، ابزار دیجیتال زمانی مفید است که استفاده از آن ساده باشد.
اگر برای ثبت یک کار جدید لازم باشد چند مرحله طی شود یا برنامه امکانات غیرضروری زیادی داشته باشد، ممکن است بعد از مدتی کنار گذاشته شود.
بهترین ابزار لزوماً برنامهای با بیشترین تعداد امکانات نیست؛ برنامهای است که با شیوه استفاده روزمره فرد هماهنگ باشد.
برای آشنایی بیشتر با روش ساخت یک برنامه عملی میتوان راهنمای کامل برنامه ریزی روزانه را نیز مطالعه کرد.
مرور پایان روز یکی از سادهترین راهها برای بهتر شدن برنامه ریزی است.
لازم نیست زمان زیادی صرف شود. چند دقیقه کافی است تا بررسی کنید:
اگر کاری چند روز پشت سر هم منتقل میشود، بهتر است دلیل آن را بررسی کنید.
ممکن است فعالیت بیش از حد بزرگ باشد، زمان مناسبی برای آن انتخاب نکرده باشید یا اصلاً اولویت واقعی نداشته باشد.
با مرور روزانه، برنامه روزهای بعد براساس تجربه واقعی تنظیم میشود.
راهمون یکی از ابزارهای فارسی است که بخش برنامه ریزی آن با تمرکز بر مدیریت کارهای شخصی طراحی شده است.
کاربر میتواند فعالیتها را ثبت کند و برای هر کار روز، ساعت، مدت، اولویت، دسته بندی و تگ مشخص کند. همچنین امکان تعریف فعالیتهای تکرارشونده برای کارهایی وجود دارد که در روزها یا بازههای مشخص دوباره انجام میشوند.
تمرکز این بخش بر استفاده شخصی است و قرار نیست امکانات مربوط به مدیریت تیم یا پروژههای سازمانی را وارد برنامه روزمره فرد کند.
داشتن یک فهرست کار فقط شروع برنامه ریزی است. برای اینکه فعالیتها واقعاً اجرا شوند باید مشخص شود کدام کار مهمتر است، چه زمانی باید انجام شود و تقریباً چقدر طول میکشد.
ثبت همه فعالیتها در یک محل، جدا کردن کارهای شخصی و کاری، تعیین اولویت، تخمین زمان، تقسیم فعالیتهای بزرگ و مرور پایان روز میتواند برنامه را واقعبینانهتر کند.
ابزارهای دیجیتال نیز میتوانند این فرایند را سادهتر کنند، به شرط اینکه خودشان باعث پیچیدهتر شدن مدیریت روز نشوند.
در نهایت، هدف برنامه ریزی این نیست که تمام ساعتهای روز پر شوند؛ هدف این است که کارهای مهم در زمان مناسب انجام شوند و فعالیتهای کوچک باعث فراموش شدن اولویتهای اصلی نشوند.
صفحه
اختصـاصـی شرکت شــما
برای ایجاد صفحه اختصاصی شرکت خود و معرفی به بازدید کنندگان و جویندگان خدمات، نام شرکت خود را وارد نمائید :
تمـامی حقوق برای مزایده مناقصه محفوظ بوده و استفاده از اطلاعات موجود بدون اجازه کتبی پیگرد قانونی دارد.
021 49105010
دربــاره مـا
سـوالات مـتداول
ارتبـاط بـا ما و پشتیبــانی
قـوانین و مقررات استفـاده