چک لیست شرکت در مناقصه | راهنمای کامل مراحل و مدارک موردنیاز

1404/04/16

وحید نعمتی

لینک کوتاه آگهی

شرکت در مناقصات، فرصتی طلایی برای کشف و کسب پروژه‌های بزرگ و توسعه فعالیت‌های تجاری است. اما بسیاری از شرکت‌ها و پیمانکاران به دلیل نداشتن برنامه‌ریزی دقیق یا فراموش کردن برخی مدارک مهم، شانس حضور موفق در مناقصه را از دست می‌دهند. در اینجاست که داشتن یک “چک لیست شرکت در مناقصه” نقش حیاتی پیدا می‌کند.

در این مقاله، ابتدا به‌صورت خلاصه مراحل شرکت در مناقصه را مرور می‌کنیم و سپس یک چک لیست جامع و کاربردی در اختیار شما قرار می‌دهیم تا بتوانید با آمادگی کامل در هر مناقصه‌ای شرکت کنید. اگر می‌خواهید احتمال خطا را به صفر برسانید، این چک لیست را از دست ندهید.

مرحله اول: شناسایی مناقصاتی که در لیست برگزاری هستند

گام اول در چک لیست شرکت در مناقصه این است که ابتدا بدانیم چه مناقصاتی در لیست برگزاری هستند. پلتفرم‌های مختلفی وجود دارند که شما را در جریان این فرصت‌های تجاری قرار می‌دهند. اما آنچه که اینجا اهمیت پیدا می‌کند این است که آگهی‌های حوزه فعالیت مورد علاقه شما در میان آگهی‌های مناقصه گم نشود. بدین منظور شما می توانید با تهیه اشتراک آگهی‌های مزایدات و مناقصات سریعتر از دیگران آگهی های مناسب خود را پیدا کنید.

مرحله دوم: مطالعه اسناد مناقصه؛ بررسی شرایط عمومی، فنی، مالی و حقوقی مناقصه

هرچند مناقصات کشوری باید در چارچوب قوانین باشد اما به خودی خود هر مناقصه می‌تواند شرایط منحصر به خود را داشته باشد. این شرایط که توسط برگزارکننده آن مناقصه تعیین می‌گردد می‌تواند شامل موارد مهمی باشد که در تصمیم گیری شما برای شرکت یا عدم شرکت در مناقصه تعیین کننده باشد. شرایط مناقصه شامل شرایط فنی، مالی و حقوقی مناقصه است.

مرحله سوم: تهیه مدارک و مستندات

این موارد شامل مدارک صلاحیت، ضمانت‌نامه‌ها، سوابق کاری، فرم‌های مربوطه و… است. تمامی این موارد را باید مرتب و بر اساس نیازهای مناقصه تهیه نمایید. حتما در نظر داشته باشید که در این مرحله باید تمامی دقت را لحاظ و مراتب را چندین بار چک کنید. گاهی فرصتی برای اصلاح مدارک ارسال شده وجود ندارد پس همه چیز باید در همان مرتبه نخست ارسال مدارک درست انجام شود. پیش نیاز این مرحله مطالعه دقیق و چندباره شرایط و مدارکی است که برگزار کننده مناقصه تعیین می‌کند.

مرحله چهارم: تنظیم پیشنهاد قیمت و فنی

یکی از حیاتی‌ترین بخش‌های شرکت در مناقصه، پیشنهاد قیمت است؛ چرا که معمولاً تصمیم نهایی کارفرما تا حد زیادی بر اساس همین پیشنهاد گرفته می‌شود. آماده‌سازی پاکت‌های مربوط به پیشنهاد فنی و مالی باید مطابق شرایط مناقصه انجام شود. این مرحله نه‌تنها نیازمند دقت محاسباتی است، بلکه رعایت اصول نگارشی برای جلوگیری از هرگونه اشتباه و ناخوانا بودن اعداد و حروف در آن بسیار مهم است. در تهیه پیشنهاد قیمت باید موارد زیر رعایت گردد:

استفاده از فرم تعیین شده توسط کارفرما

گاهی کارفرما یا برگزارکننده فرمی مخصوص همان مناقصه تهیه می کند تا متقاضیان اطلاعات لازم را در فرم آماده کنند. استفاده از فرم اشتباه یا نقص در تکمیل اطلاعات ماحتمالا منجر به رد هرگونه پیشنهاد می‌شود.

محاسبه دقیق پیشنهاد با توجه به هزینه های احتمالی پروژه

این هزینه ها شامل منابع انسانی، تجهیزات، مالیات، بیمه و گاهی ماشین آلات شامل استهلاک و هزینه اجاره می شود.

در نظر گرفتن توجیه اقتصادی پیشنهاد مالی

صرفا پیشنهاد به پایین‌ترین قیمت منجر به پیروزی نمی‌شود. در نظر نگرفتن این نکته چک لیست شرکت در مناقصه گاهی پاشنه آشیل شرکت‌های شرکت کننده می شود. شاید در ظاهر شما بتوانید با اعلام کمترین هزینه برنده شدن در مناقصه را تجربه کنید، اما به غیر از هزینه های ذکر شده در بخش قبلی باید در نظر داشته باشید که آیا اجرای پروژه با این قیمت صرفه اقتصادی از نظر زمان و انرژی برای مجموعه شما دارد یا نه.

امضا و مهرهای مجاز برای اسناد

فراموش نکنید کسانی که در روزنامه رسمی به عنوان صاحبان یا دارندگان حق امضا مشخص شده‌اند باید فرم پیشنهاد قیمت و پیشنهادات فنی را امضا کنند. در غیر این صورت پیشنهاد ارائه شده در همان مراحل نخست رد می‌شود.

ارائه پیشنهاد در پاکت جداگانه و مهر و موم شده (در مناقصات غیرالکترونیکی):

در مناقصات الکترونیکی این رویه حذف می شود اما در مقابل در مناقصات غیرالکترونیکی بسته بندی نادرست گاهی می تواند یک پینهاد قیمت را قبل از باز شدن پاکت ابطال کند.